Dobře nastavená spolupráce mezi firmou a účetní kanceláří začíná ještě před prvním zaúčtovaným dokladem.
Když začíná spolupráce s novým klientem, jednou z prvních věcí, které v ORS CZECH řešíme, není samotné účetnictví. Je to způsob spolupráce a předávání informací.
Na první pohled to může vypadat jako detail. V praxi ale právě tady často vznikají problémy, které se později projeví jako problémy účetnictví.
Doklady přicházejí pozdě. Některé chybí. Některé zůstanou v e-mailové schránce konkrétního zaměstnance. Některé informace se předají až ve chvíli, kdy už je potřeba účetnictví uzavřít.
A potom může vzniknout dojem, že problém je na straně účetní kanceláře.
Ve skutečnosti ale často nejde o problém účetnictví. Jde o problém procesu.
Proč je způsob spolupráce tak důležitý
Účetní kancelář může zpracovávat doklady přesně a včas. Pokud ale nemá včas k dispozici všechny potřebné podklady a informace, její práce je zbytečně komplikovaná.
Typické situace mohou vypadat například takto:
- faktura se k účetní dostane několik týdnů po vystavení,
- chybí doklad k platbě,
- zaměstnanec předá důležitou informaci pouze kolegovi,
- schválení faktur probíhá nepravidelně,
- podklady pro mzdy přijdou na poslední chvíli,
- některé dokumenty jsou elektronicky, jiné pouze v papírové podobě,
- důležitá informace se řeší až při uzávěrce.
Každá jednotlivá situace může působit jako maličkost. Pokud se ale opakuje každý měsíc, vzniká zbytečná administrativa, časový tlak a prostor pro chyby.
Proto nastavujeme spolupráci hned na začátku
Při zahájení spolupráce si s klientem potřebujeme ujasnit především:
Jak se budou předávat doklady?
Například elektronicky, prostřednictvím systému nebo jiným předem dohodnutým způsobem.
Kdo za co odpovídá?
Kdo doklady dodává, kdo je schvaluje a kdo poskytuje doplňující informace.
Co se řeší průběžně?
Některé otázky je lepší vyřešit v okamžiku, kdy vzniknou, než je dohledávat několik měsíců zpětně.
Jaké jsou termíny?
Jasně nastavené termíny pomáhají klientovi i účetnímu týmu plánovat práci.
Jak spolu komunikujeme?
Důležité je vědět, kam jednotlivé informace patří a jak rychle na sebe obě strany potřebují reagovat.
Cílem není vytvořit další administrativní povinnosti. Cílem je naopak administrativu zjednodušit a zabránit tomu, aby se věci řešily na poslední chvíli.
Elektronická spolupráce pomáhá oběma stranám
V ORS CZECH preferujeme průběžnou a elektronickou spolupráci.
Neznamená to ale, že očekáváme, že každá firma bude mít od prvního dne dokonale nastavené procesy.
Každá firma je jiná. Některé společnosti mají digitalizované účetní procesy, jiné stále pracují s velkým množstvím papírových dokladů.
Proto umíme klientům pomoci také s převodem dokladů do elektronické podoby a nastavením praktičtějšího způsobu předávání podkladů.
Smyslem není digitalizovat jen proto, aby firma působila „moderně“. Smyslem je, aby se informace neztrácely, byly dostupné ve správný čas a účetnictví se dalo zpracovávat průběžně.
Dobře nastavený proces chrání především klienta
Nastavení spolupráce není jen výhodou pro účetní kancelář. Především chrání klienta.
Pomáhá snižovat riziko chyb, zpoždění a chybějících podkladů. Vedení firmy má zároveň lepší přehled o tom, co se v účetnictví děje a jaké informace musí být včas k dispozici.
A čím větší firma je, tím důležitější to bývá. S rostoucím počtem zaměstnanců, faktur, provozoven nebo obchodních partnerů už není možné spoléhat na to, že si každý všechno „nějak předá“.
Proces musí fungovat i tehdy, když je firma vytížená.
Účetnictví není jen o zaúčtování dokladů
Kvalitní účetnictví nezačíná u účetního programu. Začíná u správně nastaveného toku informací mezi firmou a účetním týmem.
Proto se při spolupráci nedíváme pouze na to, jak zaúčtovat doklady. Zajímá nás také, jak se k nám informace dostanou, kdo je poskytuje, kdy je potřebujeme a jak z nich následně vznikají informace pro vedení firmy.
Proto v ORS CZECH nevnímáme účetnictví pouze jako zpracování dokladů. Chceme být dlouhodobým ekonomickým partnerem, který rozumí fungování firmy a pomáhá nastavit spolupráci tak, aby účetnictví nebylo jen povinností vůči úřadům, ale spolehlivým základem pro řízení firmy.
Dobrá spolupráce není o tom, že „nějak to dopadne“. Dobrá spolupráce je o tom, že se věci nemusí zachraňovat na poslední chvíli.
Řešíte podobné problémy s předáváním podkladů?
Rádi se s vámi podíváme, jak by spolupráce mohla fungovat jinak – bez zpoždění, bez ztracených dokladů a bez stresu před uzávěrkou.